حين يُصنَّع المنتج بحسب طلب العميل، يأتي رقم الهامش في نهاية الشهر متأخراً عن أن يغيّر شيئاً. تحتاج ARCA Technologies، وهي مصنّع إماراتي للمنتجات الإلكترونية والميكانيكية، إلى معرفة حال كل طلب وهو لا يزال مفتوحاً. صاغت الجواد للبرمجيات الالكترونية نظام Odoo حول هذا السؤال، فصار لكل طلب ميزانية خاصة به، ويمكن تتبع تكلفته عبر المشتريات وأرضية المصنع والحسابات.
عن الشركة
تصنّع ARCA بحسب طلب العميل. قد يجمع المنتج لوحات مبرمجة مع قطع من الألمنيوم والفولاذ والنحاس، ويمر العمل عبر خطوط إنتاج ومحطات عمل. ويجب مراقبة كل طلب على حدة.
أين يصعب العمل
تكلفة الطلب لها أجزاء كثيرة. تسحب المهمة من المواد والعمالة ووقت المحطات والهدر وإعادة العمل والمصروفات المباشرة. وإعادة العمل تعني تصحيح قطعة رُفضت في الفحص. وتحتاج المشتريات إلى معرفة موقف الطلب قبل أن تلتزم بمال إضافي.
الإنفاق يمر بأيادٍ كثيرة. يحتاج كل من طلبات الشراء وعروض الموردين وأوامر الشراء والدفعات إلى توقيعه الخاص. وتغيير أمر معتمد ينبغي أن يعيد التوقيع من البداية، والشراء الذي يتجاوز الميزانية يحتاج سبباً وقراراً.
الخط مهم بقدر المهمة. برمجيات التصنيع تتبع الطلبات عادةً. أما أرضية المصنع فتفكر أيضاً بخطوط الإنتاج: من على الخط اليوم، وكم صُنع، وما الذي أوقفه.
يجب أن تتوقف العيوب قبل المخزون. بضاعة الموردين ينبغي أن تجتاز الفحص قبل استخدامها. والقطعة التالفة يجب إعادة تصنيعها دون فقد صلتها بالطلب الأصلي.
الخدمات لا يُستلم لها بضاعة. تحتاج تكلفتها إلى طريق مضبوط إلى الحسابات.
ما الذي نفّذناه
ميزانية لكل طلب عميل
تحمل كل قائمة مواد (bill of materials)، أي وصفة القطع والعمل وراء المنتج، ميزانية بحسب فئة التكلفة. وحين يُؤكَّد أمر بيع يحصل على ميزانية طلب مبنية من هذه الوصفات. تعتمدها المالية، وتحتفظ النسخ المعدّلة بتاريخها.
يقارن Odoo التكلفة الفعلية مضافاً إليها الالتزامات المفتوحة بالميزانية المعتمدة، ويعرض الموقف بنطاقات لونية. وتُفحص طلبات الشراء وأوامره مقابلها. والشراء الذي سيتجاوز الميزانية يحتاج سبباً مكتوباً واستثناءً من المالية قبل أن يمضي. وتعرض شاشة واحدة لكل طلب الميزانية والتكلفة الفعلية والالتزامات والهامش المتوقع والتحصيلات.
تكلفة المبيعات بمصطلحات ARCA
تكلفة البضاعة المباعة هي ما تسجله الحسابات تكلفةً لما بيع. وللمنتج المصنَّع تكون عادةً بنداً واحداً. قسّمناها، فتذهب كل مادة خام وعمالة ونفقات محطة إلى حسابها الخاص، بناءً على التكلفة الفعلية لأوامر التصنيع التي صنعت المنتج.
أرضية مصنع تُدار بخطوط الإنتاج
لقادة الفرق لوحة لبدء العمل وإيقافه مؤقتاً واستئنافه وإنهائه، وتعيين الأشخاص لليوم، وتسجيل الكميات عند نقاط التفتيش. وإذا تنافست أوامر مقسَّمة على الخط نفسه ينبّه Odoo. ويمكن ضبط كل بند في أمر البيع للتصنيع أو للشراء، ويقرأ المخططون خطاً زمنياً واحداً من طلب الشراء حتى التسليم.
بوابات الجودة وإعادة العمل
تحصل بضاعة الموردين على نجاح أو رسوب قبل دخول المخزون، وتنتظر البضاعة الراسبة في الحجر. وأثناء الإنتاج يحتاج كل رفض إلى صورة للعيب. وما تعيده الجودة يصبح أمر إعادة عمل للخط الذي صنعه. وتُعاد القطع التالفة عبر أمر تصنيع بديل، يرفع طلبات شراء لأي مكوّنات ناقصة. وتنتظر الفوترة حتى يُعتمد التسليم.
الموافقات وقبول الخدمات
تتبع أوامر الشراء موافقة متعددة المراحل، وأي تغيير في المحتوى يعيدها. ولا تُشترى البنود المضبوطة إلا من موردين معتمدين. وللدفعات موافقتها الخاصة قبل الترحيل. وفي الخدمات، «قبول العمل» (Work Acceptance) هو التوقيع على أن الخدمة استُلمت. ويمر بموافقته الخاصة، ويسجّل التكلفة قبل وصول فاتورة المورد، ويراعي الدفعات المقدمة.
الموارد البشرية والعهدة النقدية ولوحات الإدارة
تغطي حزمة موارد بشرية للإمارات مكافأة نهاية الخدمة والمعاش والإجازات والسلف. وتعمل العهدة النقدية بسندات وموافقات، وللمديرين التنفيذيين لوحات تناسب أدوارهم.
كيف يصبح العمل أسهل
| الطريقة المعتادة | مع العملية الجديدة |
|---|---|
| يُحسب هامش الطلب بعد انتهاء المهمة | الميزانية والتكلفة الفعلية والالتزامات ظاهرة والطلب مفتوح |
| يعرف المشتري بالتجاوز متأخراً | يُفحص الشراء مقابل ميزانية الطلب أولاً |
| تظهر تكلفة المبيعات رقماً واحداً | تصل المواد والعمالة والنفقات كلٌّ إلى حسابه |
| قد تتسرب بضاعة مشبوهة إلى المخزون | تبقى البضاعة خارج المخزون حتى تجتاز الفحص |
| يُعاد طلب التالف بشكل غير رسمي وتضيع صلته بالمهمة | يبقى أمر البديل مرتبطاً بالمسار الأصلي |
النتيجة مصنّع يستطيع التصرف في تكلفة الطلب وما زال في الوقت متسع. وتقرأ المشتريات والإنتاج والجودة والمالية جميعاً من الصورة نفسها لكل طلب.
