ATAD مجموعة شركات، وكل شركة فيها توافق وتطبع وتدفع بطريقتها. صاغت الجواد للبرمجيات الالكترونية نظام Odoo حول هذه الاختلافات، ليتبع نظام واحد قواعد كل شركة بدل فرض قاعدة واحدة على الجميع.
عن الشركة
مجموعة توفّر المعدات التقنية وتصونها تعمل عبر كيانات قانونية. تقع الآلات تحت عقود صيانة، ويحمل المهندسون الأدوات بين المواقع والشركات، والشيكات وسيلة طبيعية للدفع والتحصيل.
أين يصعب العمل
الموافقات تختلف بحسب الشركة. تحتاج عروض الأسعار والتسليمات والفواتير والمشتريات والدفعات إلى توقيع، ومن يوقّع يعتمد على الشركة والمستند وأحياناً على المبلغ.
الشيكات في قلب النقد. تُصدَر وتُستلم وتُطبع على نماذج البنوك وتُحصَّل، وتُرتجع أحياناً دون صرف. والمؤجلة منها يجب أن تظهر في دفتر البنك وكشف حساب العميل.
الأدوات تخص شركة وتستخدمها أخرى. نقلها يجب ألا يغيّر قيمتها في الدفاتر.
عقود الخدمة تنتهي. يغطي كل عقد آلات محددة ويحتاج إلى تذكير قبل التجديد.
الأوراق تختلف بحسب الشركة. تحتاج شركة فاتورة بالعربية والإنجليزية، وتكتفي أخرى بفاتورة عادية.
ما الذي نفّذناه
سلاسل موافقة تُضبط كبيانات
لكل شركة ولكل نوع مستند ضبطنا سلسلة مرتبة من مراحل الموافقة. قد تكون المرحلة مجموعة أو شخصاً مسمّى أو المدير المباشر أو مدير قسم، ويمكن أن يقصّر المبلغ السلسلة. ويُحجب التقديم إذا لم يوجد موافق، ويعيد أي تغيير بعد التقديم الموافقة من البداية. ولا يستطيع أحد الموافقة على مستنده، ويُطبع توقيع الموافق عليه. وتعرض شاشة المهام المعلّقة كل ما ينتظر قراراً.
شيكات تُتتبَّع من التسجيل حتى البنك
ينتقل الشيك من مسودة ومسجَّل إلى التحصيل أو الإصدار، ثم محصَّل أو مصروف، أو مرتجع أو ملغى. وتتحدث الحسابات عند التسجيل وعند التحصيل أو الصرف، وبالعكس حين يُرتجع الشيك. ويمكن أن يسدّد شيك واحد عدة فواتير. ولا يمكن تكرار أرقام الشيكات المصدَرة، ويمكن إرسال التحصيل جملة، ولا يمكن حذف الشيكات المرحَّلة. وتُطبع الشيكات على نماذج خاصة بكل بنك.
أدوات تنتقل بين الشركات بتكلفتها الأصلية
يُرسل التحويل ويُستلم عبر موقع عبور. وتأخذ الشركة المستلمة الأداة بالتكلفة التي دفعتها الشركة المرسلة. ويوجد مسار للإرجاع، ولا يمكن تعديل تحويل بعد استلامه. ويحصل السائق على ملف PDF.
عقود الخدمة وطلبات المواد
تغطي عقود الصيانة السنوية آلات مرقّمة وترسل تذكيرات التجديد بالبريد الإلكتروني. ويستطيع المهندسون طلب مواد من مهمة الخدمة.
مستندات خاصة بكل بلد والرواتب
تتبع المطبوعات ورق كل شركة، بما في ذلك فاتورة ثنائية اللغة حيث يلزم. وتغطي الرواتب مكافأة نهاية الخدمة والمعاش والسلف واستحقاق الإجازات. وتغطي أربع لوحات إدارية الحضور والمصروفات بحسب القسم وأعمار الذمم والموافقات المعلّقة.
كيف يصبح العمل أسهل
| الطريقة المعتادة | مع العملية الجديدة |
|---|---|
| تسير الموافقات بالرسائل والذاكرة | يتبع كل مستند سلسلة شركته |
| تغيير المستند بعد التوقيع يمر دون أن يُلاحَظ | التغيير يعيد الموافقة من البداية |
| تُتتبَّع الشيكات في قائمة منفصلة | سجل واحد يعرض كل شيك وقيوده |
| تُقيَّم الأدوات المنقولة بين الشركات بالتخمين | تنتقل تكلفة المصدر مع الأداة |
| يعتمد تجديد العقود على من يتذكر | تخرج التذكيرات قبل التجديد |
| تعدّل كل شركة أوراقها بنفسها | تطبع كل شركة نموذجها الخاص |
النتيجة مجموعة تتبع قواعد كل شركة دون أن تفقد النظرة الشاملة. يرى المديرون ما ينتظرهم، وترى المالية الشيكات نفسها التي يراها البنك.
