تعتني جمعية العسكريين المتقاعدين (Retired Military Personnel Association) بالعسكريين المتقاعدين عبر العضوية والمساعدات المالية وتوزيع الغذاء الموسمي وخدمات أخرى. صاغت الجواد للبرمجيات الالكترونية نظام Odoo حول هذا العمل، بالعربية أولاً، فيتعامل الموظفون مع الأعضاء والطلبات والخطابات في مكان واحد، ويستطيع الأعضاء الوصول إليهم عبر الهاتف.
عن الجمعية
الجمعية لا تتاجر، بل تخدم. عملها اليومي تسجيل الأعضاء والاستماع إلى الطلبات والبتّ بإنصاف وكتابة الخطابات الرسمية. والقرارات المتعلقة بالناس تحتاج عناية، فيتخذها إنسان دائماً.
أين يصعب العمل
الطلبات تتبع إجراءً. يُنظر في طلب المساعدة من حيث الأسرة ودخلها ونفقاتها، وتبدي اللجنة رأيها. ويعمل الموظفون بالعربية، فيجب أن يعمل النظام بها.
الخطابات تحتاج رقماً وموافقاً. يُراجَع الخطاب الصادر ويُعتمد ويصدر برقم رسمي.
الأعضاء يريدون البساطة. طلب الخدمة ينبغي ألا يعني تعلّم تطبيق معقد.
ما الذي نفّذناه
سجل أعضاء يستطيع الموظفون صيانته
للأعضاء وطلبات الخدمة وحالات المساعدة وحالات المساعدة الغذائية الموسمية سجلاتها الخاصة، تُبلَغ من شاشة واحدة يبحث فيها الموظفون أو يبدؤون شيئاً جديداً.
تُضبط خطوات الموافقة كجدول: لكل نوع طلب، من يوافق وبأي ترتيب. ويُبلَّغ الموافق التالي، وتستطيع الجمعية تغيير المسارات بنفسها.
تنتقل حالة المساعدة من مسودة إلى مقدَّمة، ثم معتمدة أو مرفوضة، وأخيراً مصروفة. ويحسب Odoo وضع الأسرة مما يدخله الموظفون. وتُسجَّل توصية اللجنة نصاً، ويقرر البشر.
الخطابات الرسمية
تُراجَع الخطابات الصادرة من الشؤون الإدارية ويعتمدها المدير العام. ويحصل كل خطاب صادر على رقم رسمي، وتحمل النسخة المطبوعة الترويسة والختم.
الهوية الإماراتية من البطاقة
يصوّر الموظفون البطاقة. يقرأ Odoo الشريط المقروء آلياً ويتحقق من صحته. ويأتي الاسم الإنجليزي من وجه البطاقة، ويكتب الموظفون الاسم العربي.
بوابة يستطيع الأعضاء استخدامها من هواتفهم
تُفتح البوابة بالعربية، والإنجليزية على بعد لمسة. وتطلب كل شاشة شيئاً واحداً، بنص كبير.
يسجّل الأعضاء دخولهم برقم العضوية أو الهوية الإماراتية ورمز PIN قصير. ويطالب العضو الحالي بحسابه بتأكيد بيانات تحتفظ بها الجمعية. ويرسل القادم الجديد طلب عضوية.
لطلب خدمة يضغط العضو على الميكروفون ويتكلم. وتذهب الرسالة الصوتية مباشرة إلى الطلب. وتُصوَّر المستندات بكاميرا الهاتف. ويمكن أن توضع البوابة على الشاشة الرئيسية كتطبيق.
تصل الطلبات إلى الموظفين في شاشاتهم المعتادة، معلَّمة بأنها من البوابة. ويستطيع الأعضاء متابعتها وتحديث بيانات التواصل. ويستطيع الموظفون إعادة تعيين PIN أو تعليق حساب.
الشيكات والسندات
تتتبع المالية الشيكات، بما فيها المؤجلة، من التسجيل حتى الصرف أو الإرجاع. وتُطبع الشيكات والسندات على نماذج البنوك الإماراتية.
كيف يصبح العمل أسهل
| الطريقة المعتادة | مع العملية الجديدة |
|---|---|
| يُحفظ الأعضاء في ملفات منفصلة | سجل عربي واحد للأعضاء والطلبات وحالات المساعدة |
| تعتمد الموافقة على من يتذكر تمرير الطلب | تُسند كل خطوة، ويُبلَّغ الموافق التالي |
| تُرقَّم الخطابات وتُختم يدوياً | يرقّم Odoo الخطاب ويطبعه بالترويسة والختم |
| تُعاد كتابة بيانات الهوية من البطاقة | يصوّر الموظفون البطاقة ويقرؤها Odoo |
| يزور الأعضاء أو يتصلون لطلب خدمة | يطلب الأعضاء من هواتفهم، بالصوت إن فضّلوا |
النتيجة إعادة كتابة وملاحقة أقل، وسجل واضح لمن وافق على ماذا.
