تعتمد شبكة الهاتف المحمول على ما يندر أن يراه الناس: مواقع تحتاج الطاقة والوقود والتبريد والإيجارات والتصاريح والإشراف على السلامة. كانت T2 Mobile، المشغّل النيجيري المعروف باسم 9mobile، تعمل بالميزات المدمجة في Odoo حين تدخلت الجواد للبرمجيات الالكترونية لإنقاذ المشروع. أنشأنا كل ما احتاجته عملياتها فوق ذلك: صلاحية على إنفاق المرافق، وعملية مشتريات أقوى، وأدوار مالية مستمدة من قواعدها الخاصة، وربطاً مضبوطاً بمنصة الموزعين.
عن الشركة
تبيع T2 Mobile عبر الموزعين والوكلاء ونقاط البيع. وخلف هذه القناة تقف منظومة مادية من المواقع. وكل إصلاح يتضمن مورداً ونطاق عمل وتكلفة. وضبط الإنفاق مهمة يومية.
أين يصعب العمل
كل مهمة تحتاج الصلاحية الصحيحة. يعتمد الموافق الصحيح على المبلغ ونوع الخدمة والموقع. وحين يُسمّى الموافقون في عملية بدل أن تُحفظ قواعد، فإن كل تغيير في المؤسسة يعني تغييراً في العملية.
الخدمة لا تترك إيصال بضاعة. الضابط المعتاد لفاتورة المورد هو مطابقتها بأمر الشراء والبضاعة المستلمة. والإصلاح في موقع لا يسلّم بضاعة، فيجب أن يأتي الإثبات من مكان آخر: أن المهمة أُنجزت وأن الموقع قبلها.
الصلاحية تمتد أبعد من المشتريات. تفويض الصلاحيات، أي قواعد من يستطيع الموافقة على ماذا، يغطي أيضاً طلبات الشراء وفواتير الموردين والأصول وحركات المخزون والمصروفات والسفر والميزانيات. وموافقة منفصلة لكل منها ستترك مجموعات قواعد كثيرة للصيانة.
المنصات الخارجية تحتاج وصولاً دقيقاً. يعمل الموزعون والوكلاء في منصة قناة المشغّل نفسه، التي يجب أن تتبادل المعاملات مع نظام ERP. وتحمل هذه الرسائل بيانات مالية، فيجب تعريف كل منها وحمايتها من التكرار وتسجيلها.
ما الذي نفّذناه
طلبات مرافق تصبح مهام مضبوطة
يصبح طلب الخدمة بطاقة مهمة (Job Card)، وهي سجل العمل في موقع. ويمكن أن تنشأ بطاقات المهام أيضاً من الصيانة الوقائية وتجديدات الامتثال وحوادث السلامة. وينبّه Odoo إلى التكرارات المحتملة، ويربط سجل الأصول وملصقات QR فيه العمل بالمعدات.
موافقات تكلفة المهام تُحفظ كقواعد
تحمل كل بطاقة مهمة بطاقة تكلفة. وتطابق قواعد الموافقة المبلغ وفئة الخدمة والموقع والمجموعة وما إذا كانت المهمة طارئة، ويمكن أن يتطلب المستوى أكثر من موافق. وإذا لم تنطبق قاعدة يتوقف التقديم بخطأ، فلا يُعتمد شيء افتراضياً. ويمنع إعداد على مستوى الشركة الطالب من الموافقة على بطاقته. ويُسجَّل كل قرار بالمستوى والقاعدة والشخص والتاريخ والسبب. وتنتج البطاقة المعتمدة طلباً أو أكثر لعروض الأسعار.
فواتير الخدمات تُفحص مقابل العمل
قبل أن تُرحَّل فاتورة مورد، يفحص Odoo أن بطاقة المهمة مكتملة بورقة عمل معتمدة وأن المورد مطابق. ويفحص أن الكمية والمبلغ ضمن الهامش. وحيث تتطلب فئة الخدمة أو الإعداد ذلك، يفحص أيضاً وجود أمر شراء وقبول من الموقع وعقد مورد ساري. وتقرر كل شركة هل يحجب الفحص الفاشل الفاتورة أو يعرض تنبيهاً.
مشتريات مع فحص الميزانية
يمر طلب الشراء بالقسم، ثم المالية لترميز التكلفة وفحص الميزانية، ثم قيادة المشتريات. ثم ينفّذه المشتري كشراء من مصدر وحيد، أو كمناقصة بملخص عروض وتقييم فني.
نموذج واحد للصلاحيات المفوَّضة
بنينا محرك موافقات واحداً على تطبيق الموافقات في Odoo، وطبّقناه على أوامر الشراء وطلبات الشراء والفواتير والأصول وحركات المخزون والمصروفات والسفر والميزانيات. ويأتي الموافقون من قوالب، فيحتفظ المديرون بالقواعد في مكان واحد.
أدوار مالية من ملف المشغّل نفسه
حدّد ملف أمن المستخدمين لدى T2 Mobile من ينبغي أن يستطيع فعل ماذا في المالية. عرّفنا هذه الأدوار في Odoo كنسخة قابلة للتتبع من تلك المصفوفة، وتحققنا منها للكشف عن تعارض المهام.
السلامة والامتثال وتكاليف التشغيل
يغطي عمل المرافق أيضاً حوادث السلامة والتدقيق والإجراءات التصحيحية وتذكيرات الامتثال وجداول تصعيد الإيجار وتتبع المرافق والديزل مع مطابقة رصيد الوقود.
ربط مضبوط بمنصة القناة
بنينا بوابة تتبادل عبرها منصة القناة دفعات الدفع وأوامر الشراء وأرصدة الشركاء والعمولات والنزاعات ومرتجعات المخزون مع نظام ERP. ويصبح أمر شراء القناة أمر بيع مسودة. وتعيد الرسالة المتكررة الاستجابة الأصلية ولا تُعالَج مجدداً، وتعرض شاشة مراقبة الحركة والأخطاء.
كيف يصبح العمل أسهل
| الطريقة المعتادة | مع العملية الجديدة |
|---|---|
| يُكتب الموافقون في العملية | المبالغ والفئات والموافقون إعدادات يمكن تغييرها |
| تُعتمد مهمة بلا موافق واضح بشكل غير رسمي | إذا لم تنطبق قاعدة يتوقف التقديم |
| تُدفع فاتورة الخدمة بالثقة | تُفحص الفاتورة مقابل دليل على إنجاز المهمة |
| يحتفظ كل قسم بقواعد موافقته | محرك واحد يحمل الصلاحية عبر العمل |
| تُعاد كتابة معاملات الموزعين أو تُرسل مرتين | تصبح كل رسالة مستنداً واحداً مسجَّلاً |
النتيجة إنفاق يتبع قواعد مكتوبة، بأثر مسجَّل لمن قرر ماذا. وتستطيع المرافق والمشتريات والمالية كلٌّ أن يعتمد على الخطوة التي قبله.