تبيع Al Maha آلات القهوة وحبوب القهوة عبر المتاجر وعبر مندوبين يعملون من سيارات. أعدّت الجواد للبرمجيات الالكترونية نظام Odoo ليُبقي القناتين على سجلات المخزون والعملاء والنقد نفسها، وربطته بمنصة البيع من السيارات التي يستخدمها المندوبون.
عن الشركة
في المتجر يقف العميل عند الصندوق. وفي الميدان يأخذ المندوب طلباً للتسليم لاحقاً، أو يبيع مباشرة من مخزون سيارته. وكلتا القناتين تسحب من المستودع نفسه وتنتهي في الحسابات نفسها.
أين يصعب العمل
نظامان وسجلات واحدة. يعمل المندوبون في منصتهم، بينما المخزون والحسابات في Odoo. ويجب أن تنتقل المعلومات في الاتجاهين.
الطلب لا يكون وعداً إلا إذا كان المخزون موجوداً. البضاعة الموعودة لعميل يجب حجزها عن الآخرين حتى تُحمَّل على السيارة.
النقد في جيب المندوب. المال المحصَّل في الطريق يحتاج مالكاً حتى يُودَع، ويجب ربط كل دفعة بالفاتورة الصحيحة.
المرتجعات والإلغاءات تسير في الاتجاهين. إلغاء الطلب يغيّر المستودع. والاسترداد يغيّر الحسابات. ولكل منهما قاعدة واضحة لمن يحق له الموافقة.
ما الذي نفّذناه
ربط واحد بين Odoo ومنصة السيارات
لكل نوع من المعلومات قاعدته: أي طرف يملكه وفي أي اتجاه ينتقل. المنتجات والأسعار والعملاء تذهب إلى الميدان. والطلبات والفواتير والدفعات والمرتجعات تعود. ويُسجَّل كل تبادل، ويُعاد الفاشل منه. ولا تغادر الرسائل إلى المنصة إلا بعد أن يحفظ Odoo السجل، فلا يسمع الميدان بشيء جرى التراجع عنه.
طلبات وراءها مخزون
يفحص Odoo المستودع لكل طلب ميداني. فإن نقص شيء، يعود الطلب عرض سعر مع ملاحظة تسرد ما ينقص. وإلا يؤكده Odoo ويحجز البضاعة. وحين تُحمَّل السيارة تنتقل إليها في دفعاتها الخاصة.
نقد يبقى مُحاسَباً عليه
تُسجَّل الدفعات الميدانية على المندوب. وحين يودع المال ينتقل إلى صندوق الشركة. ويرفض Odoo مطابقة دفعة مع فاتورة عميل آخر.
المرتجعات والإلغاءات والصندوق
إلغاء الطلب يعيد البضاعة المحجوزة إلى المخزون، أو يعيد المسلَّمة إلى السائق. وترتبط مرتجعات البيع من السيارة ببنود الطلب الأصلي.
في المتاجر لا يستطيع الاسترداد أو الخصم أو تغيير قائمة الأسعار إلا موظفون مسمَّون. وللاسترداد يسجّل موظف مخوّل دخوله عند الصندوق، ثم يعود إلى أمين الصندوق. وتحتاج التحويلات بين المستودعات إلى موافقة أشخاص مسمَّين.
كيف يصبح العمل أسهل
| الطريقة المعتادة | مع العملية الجديدة |
|---|---|
| تُعاد كتابة الطلبات الميدانية في النظام الرئيسي | تصل الطلبات إلى Odoo من منصة السيارات |
| يُوعد بالمخزون دون فحص المستودع | يفحص Odoo المخزون أولاً ويعيد ملاحظة النقص |
| يُعدّ النقد في نهاية اليوم | تُسجَّل كل دفعة على المندوب حتى يودعها |
| تُعالَج المرتجعات بمكالمة هاتفية | المرتجعات والإلغاءات تحدّث المخزون والحسابات معاً |
| يستطيع أي شخص عند الصندوق منح خصم | لا يستطيع الاسترداد أو الخصم أو تغيير الأسعار إلا موظفون مسمَّون |
النتيجة صورة واحدة للمخزون والنقد عبر المتاجر والسيارات، ووقت أقل في مطابقة نظامين.
