يبدو بيع السيارة وتوريد قطعة الغيار تجارة واحدة، لكنهما يسيران بشكل مختلف تماماً. الأولى سلعة واحدة عالية القيمة تُتتبَّع برقم الشاسيه. والثانية قائمة طويلة من أرقام القطع التي لا تتوقف عن التغير. تمارس Autowheels، وهي شركة في منطقة حرة في الإمارات العربية المتحدة، النشاطين معاً. بنت الجواد للبرمجيات الالكترونية نظام Odoo الخاص بها حول هذين النشاطين، ليتبع كل فريق عمليته الخاصة في مكان واحد.
عن الشركة
يشتري فريق السيارات المركبات ويحتفظ بها في المنطقة الحرة ويبيعها للعملاء، وغالباً عبر الحدود. أما فريق القطع فيستقبل طلبات العملاء ويطلب من الشركات المصنّعة والوكلاء، ويتابع كل قطعة حتى وصولها. وتقف المالية والموارد البشرية خلف الفريقين.
أين يصعب العمل
طلب العميل قد يمر بأيادٍ كثيرة. قد يعدّل العميل طلب القطع، ويخفّضه المورد، وتحل محله رقم قطعة أحدث، ويُقسَّم على عدة شحنات. ويظل العميل يريد إجابة واحدة واضحة: أين قطعتي؟
أرقام القطع لا تقف مكانها. تستبدل الشركات المصنّعة القطع بأحدث منها، وهو ما يسمى الاستبدال (supersession). وقد يقيّد الموردون قطعة لفترة. والطلب الذي كان صحيحاً الأسبوع الماضي قد لا يكون صحيحاً اليوم.
كل سيارة فريدة. سيارتان من الطراز نفسه تبقيان سيارتين مختلفتين. لكل منهما رقم شاسيه وتكلفة ومستندات وعميل خاص بها، فلا يمكن الوعد بها مرتين.
أوراق المنطقة الحرة تتبع السيارة. بيع المركبة أو نقلها يتطلب مجموعة مستندات، وقد تغادر السيارة المنطقة الحرة لفترة ثم تعود. ويجب أن يبقى كل ذلك مرتبطاً بالسيارة الصحيحة.
ما الذي نفّذناه
طلبات قطع تُفحص عند وصولها
يستطيع العملاء إرسال الطلبات عبر بوابة أو كملف Excel. يفحص Odoo كل بند مقابل كتالوج القطع، ويتعرّف على القطع المستبدلة، ويقرّب الكميات إلى حجم عبوة المورد، ويسعّرها بحسب العميل. وتُسقَط القطع المقيّدة وتُسجَّل. وإذا أرسل العميل طلباً محدّثاً، يسجّل Odoo ما أُسقط وما خُفّض وما زاد، فتبقى المبيعات الضائعة ظاهرة.
أوامر شراء مخططة للفريق
يحوّل Odoo طلبات العملاء المفتوحة إلى خطة شراء. تُعطى الطلبات الأقدم الأولوية، وتُوزَّع الكميات على الأيام، وتُجمَّع الطلبات بحسب الوكيل وتبقى ضمن قيمة الطلب المتفق عليها. ويمكن معالجة الطلبات الخاصة والفورية وطلبات الحملات بمعزل عن الخطة اليومية.
شاشة تتبع واحدة لكل قطعة
حين يرد المورد توضع إجاباته على أمر الشراء وعلى طلبات العملاء التي خلفه، بما فيها الكميات المرفوضة والقطع البديلة. ثم تُطابَق ملفات الشحنات مع هذه الطلبات، حتى حين يصل رقم قطعة أحدث. ويمر كل بند بمراحل: في الطريق، والتخليص، والتغليف، وجاهز للإرسال. ويجمع تقرير تتبع أوامر البيع كل ذلك، ويمكن تصفيته بحسب العميل.
استلام البضاعة بالقيمة الكاملة بعد التكاليف
تُستلم كل شحنة مقابل فاتورة مورّدها. يعتمد فريق القطع الاستلام أولاً، وفرق السعر يحتاج موافقة الإدارة. وتُضاف رسوم الميناء والنقل والجمارك والشحن لإظهار القيمة الفعلية لكل قطعة بعد التكاليف. وما لم يكن في الشحنة يبقى مفتوحاً للشحنة التالية.
بيع السيارات برقم الشاسيه
لكل مركبة سجلها الخاص، من الوصول إلى الحجب ثم البيع فالتسليم. ولا يمكن لشاسيه أن يكون إلا على طلب واحد. وعرض سعر أقل من سعر البيع المعتمد يحتاج موافقة، وتغيير السعر مرة أخرى يطلب موافقة مجدداً. ويمكن إدخال تكاليف الاستيراد لكل شاسيه، وتصفية التقارير المحاسبية بحسب المركبة.
مستندات المنطقة الحرة والخروج المؤقت
تُطبع الفواتير الأولية والفواتير التجارية وقوائم المركبات وقوائم التعبئة وإشعار التسليم ومستندات نقل الملكية من الطلب، وتُعلَّم مسودة حتى ترحيل الفاتورة. وللخروج المؤقت سجل خاص، ولا يمكن لسيارة أن تكون خارجة بخروجين في آن واحد. وتتبع الرقابة على المستندات حالة كل مستند وملاحظاته.
لوحة معلومات لفريق السيارات
تعرض شاشة واحدة المخزون ومراحل العمل من عرض السعر حتى التسليم والمشتريات وأرصدة العملاء والمبيعات الشهرية. ويُفتح أي رقم على القائمة التي وراءه. وتعمل كشوف حسابات العملاء وموافقات الائتمان والموارد البشرية والرواتب في الإمارات في النظام نفسه.
كيف يصبح العمل أسهل
| الطريقة المعتادة | مع العملية الجديدة |
|---|---|
| تُفحص الطلبات بنداً بنداً مقابل الكتالوجات | يفحصها Odoo عند الرفع ويعرض المشكلات فقط |
| القطعة المستبدلة تقطع الصلة بطلب العميل | يبقى رقم القطعة الجديد مرتبطاً بالطلب الأصلي |
| تقرّر المشتريات يدوياً ما يُطلب كل يوم | يقترح Odoo خطة تبدأ بالطلبات الأقدم |
| السؤال عن مكان قطعة يعني الاتصال بعدة أشخاص | تقرير واحد يتبعها من الطلب حتى الإرسال |
| قد يعد مندوبان بالسيارة نفسها | الشاسيه لا يكون إلا على طلب واحد |
| تُعدّ مستندات المركبة منفصلة | تُطبع من الطلب بالبيانات نفسها |
يبذل كل فريق جهداً أقل في الفحص والملاحقة، وأكثر مع العملاء. وترى الإدارة المركبات والقطع في نظام واحد، والأرقام وراء كل ملخص على بعد نقرة.
