تبيع Kenda المركبات وتصونها وتشتري قطع الغيار. تتحرك هذه الأنشطة الثلاثة بإيقاعات مختلفة، لكنها تعتمد على بعضها كل يوم. صاغت الجواد للبرمجيات الالكترونية نظام Odoo على نمط عمل شركة السيارات الفعلي، فصار فريق القطع وفريق المبيعات والورشة يتبعون عمليات واضحة في نظام واحد.
عن الشركة
تقوم شركة السيارات على التفاصيل. فرقم القطعة قد يتغير. ومركبة بعينها قد تهمّ عميلاً بعينه. وسيارة في الورشة قد تكون منتظِرة لا قيد العمل. وحين تبقى هذه التفاصيل في الملفات والمحادثات، تستغرق الأسئلة البسيطة وقتاً طويلاً للإجابة عنها.
أين يصعب العمل
القطع تتغير باستمرار. تستبدل الشركات المصنّعة قطعة بأحدث منها بشكل منتظم، وهو ما يسمى الاستبدال (supersession). وقد يصدر المورد فاتورة برقم القطعة الجديدة بينما كان الطلب بالرقم القديم، فلا تعود الفاتورة مطابقة للطلب.
السيارة المناسبة للعميل المناسب. يحتاج مندوبو المبيعات إلى حجز مركبة معينة لعميل. وبلا حجز واضح قد يعد شخصان بالسيارة نفسها، أو تبقى سيارة محجوزة لمن لا يعود.
وقت الورشة يصعب رؤيته. معرفة أن سيارة استغرقت وقتاً طويلاً لا تكفي. السؤال المفيد هو لماذا: هل كان الفريق يعمل عليها، أم ينتظر موافقة أو قطعة؟
ما الذي نفّذناه
مشتريات قطع تفهم الاستبدال
تُرفع فواتير الموردين وتُفحص مقابل أوامر الشراء المفتوحة. يعرف Odoo أي القطع حلّت محل أي قطع، فيتعرّف على رقم القطعة الجديد مقابل الطلب الأصلي بدل اعتباره خطأ. وتُعاد البنود غير المطابقة للتصحيح. ثم تمر الفاتورة عبر سلسلة الإمداد وإدارة القطع والمالية قبل أن تصبح فاتورة مورد.
حجوزات المركبات
يستطيع مندوب المبيعات حجز مركبة بعينها لعميل. لكل مركبة حجز نشط واحد فقط، والحجز الذي لا يُؤخذ به ينتهي من تلقاء نفسه. وحين يصبح العميل جاهزاً يتحول الحجز إلى عرض سعر.
ورشة تُظهر أين يذهب الوقت
تمر كل مهمة بمراحل واضحة، من الاستقبال والتشخيص إلى الإصلاح وفحص الجودة والتسليم. ويفصل Odoo وقت العمل عن وقت الانتظار، قسماً بقسم. وتعتمد عروض أسعار العمالة الأوقات القياسية للشركة المصنّعة.
الفحص وآراء العملاء
تخضع المركبات الجديدة لفحص موثّق قبل التسليم. وعند إغلاق المهمة يصل العميل تلقائياً استبيان رضا.
كيف يصبح العمل أسهل
| الطريقة المعتادة | مع العملية الجديدة |
|---|---|
| يقارن شخص فواتير الموردين بالطلبات بنداً بنداً | يفحص Odoo الفاتورة ولا يعرض إلا البنود التي تحتاج انتباهاً |
| القطعة المستبدلة تبدو خطأ ويجب التحقيق فيه | يُتعرَّف على البديل ويُربط بالطلب الأصلي |
| تلاحق المالية الناس لتأكيد فاتورة قطع | تصل الفاتورة إلى المالية بعد أن يراجعها فريقا القطع |
| تُتفق حجوزات المركبات في المحادثات | كل حجز ظاهر، ومرتبط بمركبة واحدة، وينتهي من تلقاء نفسه |
| تُشرح تأخيرات الورشة بعد وقوعها | يرى المديرون في أي مرحلة تنتظر المهمة |
| تعتمد الآراء على أن يتذكر أحدهم أن يسأل | يخرج الاستبيان عند إغلاق المهمة |
النتيجة فحص يدوي أقل، ومفاجآت أقل بين الأقسام، وصورة أوضح عن العمل. ويقضي الناس وقتهم في الحالات الاستثنائية والعملاء بدل ملاحقة المعلومات.
