الفريق المالي الذي استخدم نظاماً محاسبياً واحداً لسنوات تترسّخ لديه عادات في التقارير وأرقام المستندات والفواتير. بنت الجواد للبرمجيات الالكترونية أدوات في Odoo لشركة في الإمارات، ليتمكن فريقها المالي من الانتقال دون أن يفقد هذه العادات.
عن الشركة
الشركة مسجّلة في ضريبة القيمة المضافة. تضم دفاترها العملاء والموردين والمنتجات ومندوبي المبيعات ودفعات الشيكات، وتراجع المبيعات والمشتريات بحسب العميل وبحسب الصنف وبحسب المندوب. المحاسبة وحدها هي ما ينتقل إلى Odoo.
أين يصعب العمل
إقفال نهاية الشهر يعتمد على تقارير مألوفة. أرصدة العملاء والموردين وتحليل المبيعات وسجلات ضريبة القيمة المضافة هي أدوات العمل في الإقفال. التقارير القياسية تغطي المجال نفسه لكن بتصميم مختلف.
لميزان المراجعة شكل متعارف عليه. يريد القسم المالي الرصيد الافتتاحي وحركة الفترة والرصيد الختامي، كلٌّ منها في عمودي المدين والدائن.
يجب أن تستمر أرقام المستندات. لكل من سندات القبض وسندات الدفع وسندات الشيكات سلسلة أرقام خاصة بها. وينبغي أن تتابع المستندات الجديدة من آخر رقم قديم.
الدفعات ليست بسيطة دائماً. قد تسدّد دفعة واحدة رصيداً وتتضمن أيضاً عربوناً أو مبلغاً زائداً أو رسوماً بنكية.
يجب أن يحتفظ السجل التاريخي بمطابقاته. الأرصدة وحدها لا تكفي. فالفواتير وفواتير الموردين والدفعات يجب أن تصل مرحّلة ومطابقة بعضها لبعض.
ما الذي نفّذناه
تقارير يعرفها الفريق
بنينا مجموعة من التقارير: المبيعات والمشتريات بحسب العميل والصنف والمندوب، وأرصدة العملاء والموردين ملخصة ومفصّلة، وسجلات ضريبة القيمة المضافة. تُفتح الأقسام وتُغلق على الشاشة. ويُحفظ مندوبو المبيعات كسجلات مستقلة، فلا يحتاجون إلى حساب دخول في Odoo. ويعرض ميزان المراجعة الصيغة ذات الأعمدة الستة، ويأتي معه تقرير أرباح وخسائر مفصّل بعروض شهرية وربع سنوية ومقارنة سنوية.
الترقيم والدفعات والفاتورة الضريبية
لكل من السندات وسندات الشيكات سلسلة أرقام خاصة بها، تتابع من أعلى رقم مستورد. ويمكن أن تحمل الدفعة بنوداً إضافية للعربون والرسوم البنكية. وتحمل الفاتورة الضريبية عنوان «فاتورة ضريبية»، وتعرض المبلغ بالحروف بالدرهم والفلس، وتضم تعليمات بنكية وتعليمات للشيكات قابلة للتعديل. وتشمل الفواتير وإشعارات الدائن وفواتير الموردين.
أداة مرحلية لنقل السجل التاريخي
تنطلق الأداة من قالب Excel واحد وتعمل بترتيب محدد. تستورد دليل الحسابات والعملاء والموردين والمنتجات، ثم تحمّل الحركات كمسودات وترحّلها بدءاً من الأقدم. بعد ذلك تطابق دفعات العملاء والموردين مع ما سدّدته. وفي النهاية يتيح تقرير ميزان المراجعة للفريق المقارنة بالنظام القديم. وتزيل خطوة التراجع الحركات المستوردة لتتمكن من إعادة التحميل. وهي تحميل لملف مرة واحدة، لا ربط مباشر.
كيف يصبح العمل أسهل
| الطريقة المعتادة | مع العملية الجديدة |
|---|---|
| تُعاد صياغة تقارير نهاية الشهر في جداول بيانات | التقارير المألوفة موجودة في Odoo |
| يجب إعادة تشكيل ميزان المراجعة | يعرض الصيغة ذات الأعمدة الستة مباشرة |
| تبدأ سلاسل الأرقام من جديد بعد النقل | تتابع الأرقام من آخر رقم |
| الدفعات المركّبة تحتاج قيوداً يدوية | البنود الإضافية تسجّل العربون والرسوم |
| تُطابَق الحركات التاريخية يدوياً بعد التحميل | الأداة ترحّل الدفعات وتطابقها |
| تُقارن الدفاتر القديمة والجديدة بالعين | تقرير ميزان المراجعة يدعم المقارنة |
النتيجة فريق مالي يحتفظ بعاداته في العمل بينما تنتقل الدفاتر. ويقضي وقته في المراجعة والإقفال، لا في إعادة بناء التقارير.
