تُدفع للصيدلية التي تفوتر شركات التأمين متأخراً، وجزئياً، وأحياناً لا تُدفع أبداً. بنت الجواد للبرمجيات الالكترونية امتداداً محاسبياً في Odoo لشركة TruDoc، وهي مشغّل صيدليات في الإمارات، بحيث يمكن متابعة كل مطالبة من البيع حتى الدفع النهائي.
عن الشركة
حين يدفع المريض حصة فقط عند الصندوق، ترسل الصيدلية الباقي إلى شركة التأمين كمطالبة. ويبقى هذا المال مستحقاً حتى تدفعه الشركة. وبالنسبة إلى مشغّل صيدليات، تشكّل مطالبات التأمين جزءاً كبيراً مما هو مستحق للشركة، فتحتاج المالية إلى معرفة ما هو مفتوح، ولدى من، ومنذ متى.
أين يصعب العمل
الدفعات لا تطابق المطالبات واحداً لواحد. تدفع شركة التأمين عبر إشعار حوالة، وهو كشف يسرد ما دفعته وما رفضته. وقد تكون الدفعة جزئية، وتأتي أسباب الرفض مختلفة من مصدر إلى آخر.
الرفض تكلفة حقيقية. بعض المبالغ المرفوضة لن تُستردّ أبداً. وعلى الشركة أن تجنّب مالاً لها بدل أن تكتشف الخسارة لاحقاً.
الفروع تحتفظ بدفاترها. حين يكون الفرع شركة مستقلة، يجب أن تصل مطالباته إلى حسابات تلك الشركة.
المطالبة المرفوضة تُرسَل مجدداً. يجب أن يمكن تتبع التقديم الثاني إلى الأول، ويجب ألا تُدخَل المطالبة نفسها مرتين.
ما الذي نفّذناه
سجل واحد لكل مطالبة
تمر كل مطالبة بمراحل واضحة: مسودة، ومقدَّمة، ومعلّقة، ومدفوعة، ومدفوعة جزئياً، ومرفوضة، ومعاد تقديمها، ومغلقة. ويُنشئ ترحيل المبيعات فاتورة شركة التأمين في الفرع الصحيح، مقسّمة بحسب الصيدلية.
ملفات الحوالات تُقرأ نيابة عنكم
يرفع الفريق المالي ملف الحوالة الذي ترسله شركة التأمين. يحدد Odoo نوع الملف ويقرأ كل سطر ويجد المطالبة المطابقة ويقترح كيفية توزيع الدفعة. وبعد أن يوافق الفريق على الاقتراح، يسجّل Odoo الدفعة والمبلغ المرفوض والرصيد المستحق، ويسوّي فاتورة المطالبة. ويمكن للفريق التراجع قبل الترحيل.
إعادة تقديم المبالغ المرفوضة
يمكن إرسال المطالبة المرفوضة أو المدفوعة جزئياً مجدداً كمطالبة جديدة بالمبلغ المرفوض. وتبقى المطالبة الجديدة مرتبطة بالأصلية، فيكون التاريخ كاملاً سلسلة واحدة.
المخصصات وأعمار الذمم
تجنّب خطوة شهرية مالاً للرفض المتوقع، فرعاً بفرع. ويعرض تقرير أعمار الذمم ما تدين به كل شركة تأمين لكل فرع ومنذ متى. ويمكن تحميل الأرصدة الافتتاحية من ملف، وتحميل المطالبة نفسها مرتين لا ينشئ نسخة مكررة.
كيف يصبح العمل أسهل
| الطريقة المعتادة | مع العملية الجديدة |
|---|---|
| يطابق الموظفون أسطر دفعات التأمين بالمطالبات يدوياً | يقرأ Odoo ملف الحوالة ويقترح المطابقات |
| الدفعة الجزئية تترك المطالبة غامضة | تظهر المطالبة مدفوعة أو مدفوعة جزئياً أو مرفوضة |
| تظهر المبالغ المرفوضة كمفاجأة | مخصص شهري يجنّب لها مالاً |
| تفقد المطالبة المعاد تقديمها صلتها بالأولى | يبقى كل تقديم جديد مرتبطاً بالمطالبة الأصلية |
| تبني المالية أعمار الذمم في جدول بيانات | يعرض تقرير الأعمار شركة التأمين والفرع معاً |
| يمكن استيراد المطالبة نفسها مرتين | المطالبة الموجودة في Odoo لا تُنشأ مجدداً |
النتيجة إعادة كتابة أقل ورؤية أوضح لما لا تزال تدين به كل شركة تأمين. وتقضي المالية وقتها في المطالبات التي تحتاج قراراً.
