في مقاولات الطلاء والعزل يُحدَّد السعر بحسب المساحة وعدد الطبقات والهدر. ثم يُكسب الهامش أو يُخسر في المشتريات. تعمل شركة Al Itqan للطلاء ومواد العزل في أعمال العزل المائي والمونة والطلاءات والعزل في الإمارات، مقاولَ باطن ومورّداً للمواد. بنت الجواد للبرمجيات الالكترونية عملية ضبط للتكاليف في Odoo تنقل كل تقدير إلى ميزانية مشروع، وتفحص أوامر الشراء مقابلها، وتفوتر العمل كما يتوقع المقاولون الرئيسيون.
عن الشركة
تتشارك Al Itqan نظامها مع شركة تجارة شقيقة تعمل بشكل مختلف تماماً، على المخزون والمبيعات القياسية. وتحتاج الشركتان مكاناً واحداً للعمل، دون أن تعيق قواعد إحداهما الأخرى.
أين يصعب العمل
سعر الطلاء ذو طبقات. تُسعَّر المهمة من المساحة وعدد الطبقات والتغطية للمتر المربع والهدر وأسعار المواد والعمالة والنفقات العامة والربح. وبند البيع العادي لا يحمل شيئاً من هذا.
ضبط التكاليف يجب أن يعمل عند نقطة الالتزام. حين يصدر أمر الشراء يكون المال قد وُعد به. والمقارنة بالميزانية مفيدة قبل تلك اللحظة، لا بعد وصول الفاتورة.
مواد الموقع ليست مخزوناً ولا مصروفاً. كثيراً ما تذهب مواد المشروع مباشرة إلى الموقع دون المرور بالمستودع. ولا تزال لها قيمة حتى تُستخدم، وعلى الحسابات إظهارها.
فوترة مقاول الباطن لها حسابها الخاص. مطالبة التقدم هي مطالبة بالعمل المنجز حتى الآن. ويُحتجز مبلغ الاحتجاز، وهو الجزء الذي يحجزه العميل إلى وقت لاحق، ويُفرج عنه بحسب المراحل. وتُسترد الدفعات المقدمة تدريجياً. وتُخصم المواد التي يوفرها المقاول الرئيسي، وتقع ضريبة القيمة المضافة على صافي المبلغ المستحق.
ما الذي نفّذناه
تقديرات على عرض السعر
يمكن أن يحمل كل بند في عرض السعر تقديراً مهيكلاً، فيه التغطية والطبقات والهدر وتكلفة المواد والعمالة والأدوات والنفقات العامة والربح. ويجتمع السعر المعروض وكيفية بنائه في الطلب. ويُختار مورد واحد لكل مادة.
ميزانية مشروع تؤثر في المشتريات
بعد تسعير المواد يبذر التقدير ميزانية المشروع بحسب الفئة: المواد، ومقاولو الباطن، والعمالة، والمعدات والأدوات، ونفقات الموقع العامة، وأخرى. تمر الميزانية بالموافقة، ويمكن تعديلها، وتُغلق في نهاية المهمة.
يعرض كل بند في الميزانية ما رُصد (Budgeted) وما التُزم به في أوامر الشراء المفتوحة (Committed) وما صُرف فعلاً في الفواتير المرحّلة (Actual) وما تبقى (Remains). وحين يخرق أمر شراء فئةً، يحجبه Odoo أو ينبّه، بحسب سياسة الشركة، ويُظهر موضع التجاوز. ولا يستطيع المدير تجاوز الحجب إلا بذكر السبب، ويُسجَّل التجاوز على أمر الشراء والميزانية معاً.
طلبات مواد تعرف الميزانية والمخزون
يرفع فريق المشروع طلب مواد مبذوراً من التقدير. ويعرض كل بند الميزانية المتبقية لفئته وينبّه إلى أي زيادة. وتُقسَّم البنود إلى ما يمكن أن يأتي من المخزون، فيُنشأ تحويل داخلي، وما يُشترى، فيمر عبر أمر شراء يحدّه سقف الميزانية.
محاسبة مواد الموقع
يسجّل التسليم إلى الموقع المواد على أنها محتفَظ بها في الموقع ومستلَمة ولم تُفوتَر بعد. وحين تُستخدم المواد تذهب التكلفة إلى المشروع بمتوسط التكلفة. وللجرد في الموقع وفروق أسعار المورد قيودها الخاصة. ويعرض تقرير الموقع الأرصدة الافتتاحية والمستلَمة والمنقولة والمستخدمة والمعدَّلة والختامية، بصيغة Excel أو PDF.
فوترة التقدم لمقاولي الباطن
تتبع فواتير التقدم تخطيط «حتى تاريخه» و«السابق» و«هذا الطلب» الذي يتوقعه المقاولون الرئيسيون. ويُحتجز مبلغ الاحتجاز في كل فاتورة، ويُفرج عنه عبر فاتورة احتجاز مقسّمة بحسب المراحل. وتُسترد الدفعات المقدمة ابتداءً من الفاتورة الأولى. وتظهر المواد التي يوفرها العميل كخصومات، وتعرض الفاتورة الأولية والفاتورة الضريبية في الإمارات ضريبة القيمة المضافة على صافي المستحق.
المقاولات والتجارة على نظام واحد
يُفعَّل سلوك الإنشاءات بحسب الشركة، فتواصل شركة التجارة العمل بـ Odoo القياسي. وتُحدَّد الموافقات بحسب الشركة. ويمكن مشاركة جهات الاتصال والمنتجات بين الشركات، وتُسجَّل بين الشركات الرواتب التي تدفعها الشركة الرئيسية لموظفي الكيانات الشقيقة.
كيف يصبح العمل أسهل
| الطريقة المعتادة | مع العملية الجديدة |
|---|---|
| يبقى التقدير في جدول بيانات بعد كسب المهمة | يُدرج التقدير في عرض السعر ويبذر الميزانية |
| يظهر الإفراط في الإنفاق عند وصول الفاتورة | يُفحص أمر الشراء قبل التأكيد |
| تُتفق الاستثناءات في المحادثات | يحتاج التجاوز سبباً ويترك سجلاً |
| تُصرف مواد الموقع وتفقد رصيدها | يعرض كل موقع ما استُلم وما استُخدم وما بقي |
| تُبنى مطالبات التقدم يدوياً | يتبع الاحتجاز والدفعات المقدمة والخصومات الفاتورة |
| يحتاج المقاول والتاجر إلى قواعد منفصلة | تعمل كل شركة بطريقتها على نظام واحد |
النتيجة مقاول يرى ميزانيته في لحظة الالتزام بالمال لا بعدها. ويعمل فرق المواقع والمشترون والمالية كلهم على أرقام المشروع نفسها.
