يبني مقاول الواجهات الغلاف الزجاجي والألمنيوم للمبنى. يسير عمله بترتيب ثابت، وكل خطوة يجب أن تنتظر التي قبلها. صاغت الجواد للبرمجيات الالكترونية نظام Odoo على هذا الترتيب لمقاول واجهات في السعودية، فتتبع الموافقات والتسليمات والفوترة التسلسل نفسه.
عن الشركة
يصنّع مقاول الواجهات حزماً من الألمنيوم والزجاج، ويستورد جزءاً من مواده من الخارج، ويركّب في مواقع يشرف عليها استشاري. لا يُبنى شيء قبل أن يعتمد الاستشاري ما سيُبنى.
أين يصعب العمل
كل مستند مقدَّم للاعتماد يحتاج موافقتين. المستند المقدَّم للاعتماد (submittal) حزمة تُرسل للموافقة، مثل عينات المواد أو مخططات الورشة. تحتاج أولاً إلى مدير المشروع ثم إلى الاستشاري. والرفض يحتاج سبباً، ويجب أن تجيب النسخة المعدّلة عن كل نقطة.
المراحل تعتمد على الأدلة. لا ينبغي أن يبدأ التصنيع دون مخططات ورشة معتمدة، ولا أن يبدأ التركيب دون فحص تسليم معتمد.
المواد المستوردة تحتاج أوراقاً. شحنات البحر والجو والبر تحتاج مستنداتها في الملف قبل التخليص الجمركي.
الفوترة تحجز جزءاً من المال. يُفوتَر العملاء بحسب المراحل. وتُحتجز نسبة كمبلغ احتجاز حتى الفاتورة الأخيرة، وتُخصم الدفعات المقدمة.
ما الذي نفّذناه
مستندات اعتماد بقرار ثانٍ من خارج الشركة
يحمل كل نوع من المستندات المقدَّمة للاعتماد مرجعه ونسخته. وبعد موافقة مدير المشروع ينتظر المستند الاستشاري، ويُسجَّل القرار. ويجب أن يحمل الرفض سبباً. وتنسخ النسخة المعدّلة ورقة المطابقة، ويبقى إعادة التقديم محجوباً حتى تُجاب كل نقطة. ولا يستطيع التوقيع إلا مدير المشروع نفسه.
مراحل لا يمكن تخطيها
لا يتقدم المشروع إلا حين يثبت ما قبله: مستند معتمد، وموافقة على التصنيع، وقياسات الموقع المرسلة إلى المصنع، وشحنة مسلَّمة، وتأكيد أن الموقع جاهز. وحيث يوجد اختبار لعينة المادة يجب اعتماده أيضاً. وفي النمط المرن يستطيع المدير تجاوز بوابة فقط بكتابة السبب.
الشحنات والجمارك
تنتقل الشحنة من مسودة إلى قيد الشحن ثم الجمارك فالنقل فالتسليم. ويبقى الجمرك محجوباً حتى يصل التأمين وبوليصة الشحن وقائمة التعبئة وشهادة المنشأ وشهادة SABER والفاتورة التجارية. وعند تسليم الشحنة يُنشأ فحص التسليم تلقائياً.
الفوترة بالمراحل مع الاحتجاز
يمكن إنشاء مراحل الدفع بحرية أو من قالب، ويمكن فوترة كل مرحلة بعد إنشائها. ويُحتجز المبلغ في الفاتورة كبند مستقل ويُفرج عنه في الفاتورة الأخيرة. وتُخصم الدفعات المقدمة قبل ضريبة القيمة المضافة، وتعكس إشعارات الدائن الاحتجاز بنسبته. وتُطبع الفاتورة بالعربية والإنجليزية.
كيف يصبح العمل أسهل
| الطريقة المعتادة | مع العملية الجديدة |
|---|---|
| قرار الاستشاري يبقى في البريد | القرار جزء من سجل المستند مع نسخه |
| يُعاد إرسال المستند المرفوض دون تدقيق | لا تعود النسخة المعدّلة حتى تُجاب كل نقطة |
| تبدأ المراحل بالثقة | لا تُفتح المرحلة إلا بعد توفر متطلباتها |
| تُفحص أوراق الجمارك في اللحظة الأخيرة | الجمرك محجوب حتى تصل المستندات |
| يُحسب الاحتجاز والدفعات المقدمة يدوياً | تحمل الفاتورة الاحتجاز وتخصم الدفعات المقدمة |
النتيجة مشروع لا يتقدم قبل أدلته. ويقضي الفريق وقتاً أقل في ملاحقة الموافقات والأوراق، ووقتاً أكثر في تنفيذ الواجهة.
