الجدول الزمني المضغوط لمشروع ERP لا يلغي العمل. إنه ينقله من خطة المشروع إلى أول إقفال شهري لدى الفريق المالي. والمدير المالي الذي يطلب إطلاقاً أبطأ لا يطلب تأخيراً. إنه يطلب أن تُدفع كلفة المخاطر قبل التحوّل إلى النظام الجديد، حين تكون ما تزال زهيدة.
أين تذهب الأسابيع التي وُفّرت
كل أسبوع يُحذف من خطة التنفيذ يؤخذ من أحد أربعة مواضع: مطابقة البيانات المنقولة، أو اختبار قبول المستخدمين، أو تشغيل النظامين القديم والجديد بالتوازي، أو التدريب. لا شيء منها يبدو تقدّماً في تقرير الحالة، ولذلك تُقتطع أولاً. وهي في الوقت نفسه الأنشطة الأربعة التي تقرّر ما إذا كان الإقفال الأول سينجح.
المخاطر لا تختفي. تصل عند أول إقفال بعد الإطلاق، حين يكون من يُقفلون الدفاتر عادةً يتعلمون نظاماً جديداً، وتكون الأرصدة الافتتاحية لم تُثبَت بعد، وقد انتقل انتباه فريق المشروع إلى المرحلة التالية.
ماذا يشتري الإطلاق الأبطأ
- مركز افتتاحي مطابَق. ميزان المراجعة وأعمار الذمم المدينة والدائنة وتقييم المخزون تتطابق مع النظام القديم قبل التحوّل لا بعده.
- إقفال جُرِّب مسبقاً. أُجريت مرة واحدة على الأقل نهاية فترة كاملة على البيانات المنقولة، فيلتقي الفريق بالمفاجآت والنظام القديم ما يزال هو النظام المرجعي.
- قبول من أصحاب الأقسام. يوقّع كل رئيس قسم على السيناريوهات التي تهمّ منطقته. فريق المشروع لا يصحّح واجباته بنفسه.
- خطة رجوع مكتوبة. إن تعثّر التحوّل يعرف الجميع من يقرّر، وقبل أي موعد، وما هو طريق العودة.
كيف يُختار موعد الإطلاق؟
يُختار وفق التقويم المالي لا وفق تقويم العقد. تجنّب التحوّل في الأسابيع التي تسبق نهاية ربع أو نهاية سنة أو تدقيقاً أو إقراراً ضريبياً. وفي الإمارات يعني ذلك النظر في مواعيد إقرارات ضريبة القيمة المضافة، ومواعيد الإقرارات الخاصة بضريبة الشركات للشركات الخاضعة لها، وترك مهلة لتصحيح المركز الافتتاحي قبل أن يعتمد أيٌّ منها على النظام الجديد.
الإطلاق الذي يتأخر شهراً ويقع في فترة هادئة أرخص عادةً من إطلاق يتمسك بموعده ويقع في إقفال.
خمسة أسئلة تُوجَّه إلى المشروع
- ما الذي طوبق مع النظام القديم قبل تثبيت الموعد، ومن وقّع عليه؟
- هل أُجريت نهاية فترة كاملة على البيانات المنقولة؟
- من يملك القبول في كل قسم، وهل شغّل سيناريوهاته بنفسه؟
- ما خطة الرجوع المكتوبة، وما آخر لحظة يمكن استخدامها فيها؟
- من يبقى في الجانب المالي حين يغادر فريق المشروع، وعلى أي مؤشر يُقاس؟
إن لم يكن لأي من هذه الأسئلة جواب فالموعد أملٌ لا خطة. ودور المدير المالي أن يقول ذلك مبكراً وكتابةً، حين يكلّف تغيير الموعد حواراً لا إعادة إصدار للبيانات.